Jak chronić dane osobowe w czasie wakacji?

Szef nie musi zawsze wiedzieć, gdzie spędzamy urlop

Przed sezonem urlopowym szef nie może żądać od wszystkich pracowników, by podali swoje dane teleadresowe na wypadek, gdyby uznał, że niezbędny jest ich powrót do pracy. Możliwość odwołania pracowników z dotyczy tylko części osób, wobec tego niecelowe jest pozyskiwanie od każdego z nich danych teleadresowych. Wymóg przekazania takich informacji wydaje się uzasadnione jedynie co do pracowników pełniących strategiczne funkcje, i co do których prawdopodobne jest, że może zaistnieć konieczność ich odwołania z urlopu. Lepszym rozwiązaniem jest wyposażenie takich pracowników w telefony służbowe.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają, w jaki sposób może nastąpić odwołanie pracownika z urlopu, stanowią jedynie, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Zatem, jeśli pracodawca ma zamiar zbierać od pracowników dane teleadresowe umożliwiające odwołanie ich z urlopu, musi wziąć pod uwagę ustawę o ochronie danych osobowych. Zgodnie z jej przepisami pracodawca może wykorzystywać tylko te dane, które są konieczne dla realizacji celu, w jakim zostały zebrane (tzw. zasada adekwatności). Pozyskiwanie od wszystkich pracowników informacji o miejscu pobytu w czasie urlopu wypoczynkowego i numerze telefonu kontaktowego na wypadek, gdyby konieczne było ich odwołanie z urlopu narusza tę zasadę.

Biuro podróży: tylko niezbędne dane

Korzystając z usług , często proszeni jesteśmy o wypełnienie kwestionariuszy i podanie bardzo wielu dotyczących nas danych. Zanim je udostępnimy, warto zastanowić się, czy organizator wyjazdu ma prawo je zbierać i czy ich podanie jest niezbędne, by skorzystać z usługi.

O ile zawieramy z biurem umowę to – w celu jej realizacji - ma ono prawo pozyskać nasze dane osobowe. Może, a nawet musi, nimi dysponować w celu organizacji tego wyjazdu (np. rezerwacji biletów na podróż, miejsca w hotelu czy kontaktowania się z nami). Zatem, gdy posługiwanie się dotyczącymi nas danymi jest konieczne do realizacji umowy, której jesteśmy stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy, biuro ma prawo przetwarzać nasze dane

Udostępniamy tylko informacje konieczne do skorzystania z usługi. Jeśli uznamy, że prosi się nas o zbyt wiele – mamy prawo zapytać jaka jest tego podstawa. W przypadku zamiaru wykorzystywania przez biuro danych w innym, niż realizacja umowy, celu - potrzebna jest nasza zgoda.

Biuro podróży powinno poinformować nas o celu i zakresie zbierania danych, adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, o prawie dostępu do tych danych i ich poprawiania. Powinno także wskazać, komu dane te zostaną przekazane, o ile ma taki zamiar, o ile się na to zgodzimy

Biuro podróży może przesłać oferty, ale...

Te dane osobowe, które biuro turystyczne zebrało na potrzeby organizacji naszego wyjazdu i wypoczynku, nie powinny być wykorzystywane do innych celów, niż wskazane przy zawieraniu umowy, jak chociażby promowanie usług i produktów innych biur podróży (chyba, że wcześniej uzyska na to naszą zgodę).

Aczkolwiek biuro turystyczne ma prawo bez naszej zgody wykorzystywać dane osobowe (zgromadzone na potrzeby organizacji wyjazdu), ale tylko w celu promowania własnych produktów i usług. Może zatem przydarzyć się sytuacja, gdy otrzymamy z biura podróży, z którego usług wcześniej korzystaliśmy imiennie zaadresowaną ulotkę informującą nas o kolejnym organizowanym przez to biuro wyjeździe. Gdy jednak nie życzymy sobie takiej korespondencji, możemy poprosić o zaprzestanie jej przysyłania. Od tej chwili biuro podróży nie ma prawa wykorzystywać naszych danych nawet w celach marketingu własnych usług.

Jakie dane na campingu i hotelu?

Gdy przyjeżdżamy do ośrodka wczasowego czy hotelu proszeni jesteśmy o podanie naszych danych. Czy musimy je udostępnić, a jeśli tak, to jakie?

Każda osoba, która przybywa np. do domu wczasowego, pensjonatu, hotelu, korzysta z pokoju gościnnego, schroniska, campingu czy pola biwakowego, jest obowiązana zameldować się na pobyt czasowy przed upływem 24 godzin od chwili przybycia. Zameldowania dokonuje się u kierownika zakładu lub upoważnionej przez niego osoby zaś przez zameldowanie rozumie się przedstawienie dowodu osobistego, a w uzasadnionych przypadkach – innego dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości Dane, które mogą być pozyskiwane w celu realizacji obowiązku meldunkowego to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres miejsca pobytu stałego, data przybycia i zamierzony czas trwania pobytu, numer i seria dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz oznaczenie organu, który go wydał. A zatem każda osoba przy meldowaniu się w hotelu ma obowiązek podać takie informacje.

Dokumenty: nie wolno zatrzymywać

Często zdarza się, że recepcjonista proponuje nam byśmy poszli się rozpakować i zostawili dokumenty, bo możemy odebrać je później, w dogodnym dla nas momencie. Takie praktyki są jednak zakazane. Przepisy prawa wyraźnie wskazują, że przy dopełnianiu obowiązku meldunkowego należy jedynie przedstawić dowód osobisty lub - w uzasadnionych przypadkach - inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości. Słowo „przedstawić” wskazuje, że recepcjonista ma jedynie prawo wglądu w dokument a nie jego zatrzymania. Zatrzymanie cudzego dowodu osobistego stanowi wykroczenie.

Co do zasady, nie wolno zatrzymywać . Sytuacje wyjątkowe, odbiegające od tej zasady są ściśle określone w przepisach prawa.

Zatrzymywanie dowodu osobistego jako zastawu za wypożyczony np. rower, sprzęt wodny, leżak czy audioprzewodnik w muzeum jest również niezgodne z prawem i nie powinniśmy się na to godzić.

Tymczasem usługodawcy zazwyczaj tłumaczą się, że to gwarantuje zwrot wypożyczonego sprzętu. Dodatkowo, zasłaniają się naszą zgodą na zatrzymanie dowodu osobistego a my wiemy, że ta zgoda była wymuszona.

Postępowanie jest nieuprawnione. Wskazuje przy tym, że dane potrzebne do identyfikacji osoby, której wypożycza się jakąś rzecz wystarczy po prostu spisać. Informacje te będą pomocne przy dochodzeniu ewentualnych roszczeń z tytułu jej nieoddania. Żądanie pozostawienia dowodu w zastaw i tak nie uchroni przed nieuczciwymi klientami, bo dowód może być np. skradziony.

Niejednokrotnie zdarza się również, że nasz dowód osobisty, jest kserowany. Żeby ustalić, czy ktoś ma do tego prawo, powinniśmy zastanowić się, czy jest on uprawniony do pozyskania wszystkich danych, które dokument zawiera.

Samo kserowanie dokumentu jest czynnością stricte techniczną. Najważniejsze jest to, by ten kto pozyskuje dane zawarte w dowodzie tożsamości był do tego uprawniony. Przy czym istotny jest zakres danych, jakie się gromadzi, który często określony jest w przepisach prawa. Zaznaczyć bowiem należy, że najistotniejsza jest podstawa prawna i zakres pozyskiwanych danych osobowych a nie sama czynność kserowania. Zatem, o ile ktoś uprawniony jest do pozyskania naszych danych, to nie ma znaczenia w jaki sposób te dane utrwala.

Uwaga na klauzule

Jeśli mamy do podpisania jakikolwiek formularz zawierający w treści klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych, dokładnie go przeczytajmy, by nie paść ofiarą – wyłudzających je - nieuczciwych firm. Takie klauzule obejmują zgodę na przetwarzanie danych w celu wykonania zawieranej umowy, a dodatkowo zgodę np. na przekazanie ich innym podmiotom, w tym za granicę, czy na wykorzystanie ich w celach marketingowych. Jeśli się na to nie zgodzimy umowa, którą chcemy zawrzeć – nie dojdzie do skutku. Takie wymuszanie zgody na coś, na co nie mamy ochoty, jest niedozwolone i możemy przeciw takim praktykom protestować.

Pamiętajmy, że na wykorzystywanie danych w celu zawarcia lub wykonania umowy zgoda w ogóle nie jest potrzebna. Gdyby natomiast, firma zamierzała nasze dane osobowe przetwarzać w innym celu, niż do realizacji lub wykonania zawieranej z nami umowy to powinna taka zgodę wyodrębnić. Do nas należy wówczas decyzja, czy w tym, dodatkowym celu nasze dane będą wykorzystywane czy nie.